A. Lưu trữ, Bảo quản hải đồ trên tàu: 

Hiện nay hầu hết các hải đồ đang sử dụng trên các tàu là hải đồ của Anh xuất bản, ngoài ra đối với một số tàu còn được trang bị thêm các hải đồ Nhật, Mỹ, Úc hoặc New Zealand khi các tàu hoạt động ở khu vực này và cả các hải đồ địa phương đối với các khu vực mà hải đồ Anh không có.  Để khai thác và sử dụng hiệu quả các loại hải đồ này trước hết Sĩ quan hàng hải phải biết bộ hải đồ trang bị trên tàu và các ấn phẩm đi kèm để hiểu rõ cấu trúc cũng như các ký hiệu trên các hải đồ từ đó sẽ dễ dàng cho việc theo dõi, quản lý hải đồ được tốt hơn.        

Bộ hải đồ trên tàu gồm:       

1. List of chart / Danh mục các hải đồ trang bị trên tàu: Sĩ quan hàng hải trên tàu phải lập để tiện theo dõi bổ sung và sửa đổi phù hợp. Danh mục này thường ghi theo thứ tự số kí hiệu (code) của hải đồ được trang bị trên tàu, năm xuất bản và ngày cấp.       

 2. NP 131- Catalogue of Admiralty chart and Publication/ Biên mục hải đồ và ấn phẩm hàng hải do Anh xuất bản: Khi lập kế tuyến đường Thuyền phó hải phải dựa trên tài liệu này để tham khảo, chuẩn bị hải đồ và ấn phẩm hàng hải liên quan cho chuyến đi dự định       

3. NP 133A- Chart Correction Log / Nhật ký tu chỉnh hải đồ: Trong cuốn sổ này sẽ cho biết các hải đồ trang bị trên tàu nằm ở tập biên mục nào, và tương ứng với mỗi số hải đồ có cột để Thuyền phó hai ghi các số thông báo hàng hải đã hiệu chỉnh cho hải đồ đó và ghi các lưu ý cho các tu chỉnh. Ngoài ra cuốn sổ này cũng có chức năng quản lý theo dõi, mỗi khi nhận hải đồ hoặc thông báo hàng hải cũng như các thông tin khác liên quan đến hải đồ ( Hải đồ mới, hải đồ hết hiệu lực, hải đồ thay thế…) sĩ quan phụ trách phải ghi vào trong cuốn sổ này.      

4. NP 5011- Sổ tay kí hiệu và chữ viết tắt trên các hải đồ giấy của Anh. Ngoài ra nếu trên tàu trang bị hải đồ Mỹ, Úc, New Zealand và Nhật cần phải trang bị thêm các cuốn sach tương tự cuốn trên phù hợp với từng loại hải đồ này (Ví dụ: hải đồ Mỹ cần cuốn chart No.1- nautical Chart Symbol and Abbriviation and term: Sổ tay ký hiệu và chữ viết tắt dùng trên hải đồ Mỹ,…)       

5. Admiralty Notice to Mariner Weekly Edition /Thông báo hàng hải hàng tuần cho người đi biển:  Là thông báo do Anh xuất bản hàng tuần, 1 năm có 52 số.       

6. N P 234A, NP 234B (Cummulative list of Admiralty Notice to Maeriners)/ Danh mục thống kê thông báo hàng hải: phát hành vào tháng Giêng và tháng Bảy dương lịch hàng năm.       

7. NP 247- Annual summary of Admiralty notice to mariners/ Tổng hợp hàng năm thông báo hàng hải: phát hành vào tháng Giêng dương lịch hàng năm.       

8. NP 294-How to keep your Admiralty charts Up-to-date/ Là cuốn sách hướng dẫn nội dung thông báo hàng hải của Anh, cũng như việc quản lý hải đồ sao cho tốt, các bước sử dụng kỹ xảo tu chỉnh thực tế một thông báo hàng hải và liệt kê các dụng cụ cần thiết trang bị trên tàu dùng cho việc tu chỉnh hải đồ.       

9.Routeing charts / Bản đồ tuyến đường rất cần thiết cho việc sử dụng lập kế hoạch tuyến đi. Thường bao gồm tuyến đường và khoảng cách giữa các cảng chính với các dự báo về điều kiện khí tượng và biển cho mỗi tháng trong năm.       

10. Ocean Plotting Sheets / Hải đồ trắng: Mục đích để sử dụng khi tàu chạy đại dương, ở khu vực chỉ có hải đồ với tỷ lệ nhỏ không thuận tiện cho việc chạy tàu, khi đó Sĩ quan hàng hải cần phải biết cách dựng hải đồ ở khu vực đó trên hải đồ này để được hải đồ chạy tàu với tỷ lệ lớn thuận tiện cho việc hàng hải.       

Ngoài ra còn các ấn phẩm hàng hải cũng như các tài liệu tham khảo hỗ trợ việc lập kế hoạch chuyến đi và hàng hải mà bắt buộc các tàu khi hoạt động ở từng khu vực phải được trang bị. Tuỳ theo phạm vi hoạt động của từng tàu Công ty sẽ trang bị hải đồ và các ấn phẩm hàng hải phù hợp với từng khu vực đó mà không trang bị hải đồ và ấn phẩm hàng hải cho tất cả các khu vực trên thế giới vì vậy khi tàu thay đổi tuyến hoạt động thì tàu phải kiểm tra, xem xét các hải đồ và ấn phẩm hàng hải cần thiết cho tuyến hoạt động có được trang bị trên tàu không để yêu cầu công ty cấp kịp thời đảm bảo cho tàu hàng hải an toàn.       

Để quản lý, lưu trữ, bảo quản cũng như duy trì việc tu chỉnh, cập nhật đầy đủ cho hải đồ trên tàu đòi hỏi các Sĩ quan hàng hải tuỳ thuộc vào đặc điểm khai thác của tàu để có cách quản lý khoa học thuận tiện cho việc sử dụng cũng như công việc tu chỉnh, cập nhật. Hiện nay có thể phân các tàu của Công ty chúng ta dựa vào đặc điểm khai thác như sau:      

1. Tàu chuyên tuyến (Hai tàu container Fortune Navigator và Fortune Freighter chạy chuyên tuyến Hải phòng –Sài Gòn và ngược lại): Nếu tàu chạy ổn định ở khu vực, ngoài các hải đồ sắp xếp theo tuyến đường đi của tàu các hải đồ khác nên sắp xếp theo số biên mục chuẩn hải đồ.        

2. Tàu thường xuyên hoạt động ở khu vực nhất định ( Khu vực Đông nam châu Á, khu vực Bắc Á, khu vực Nam Á và trung Đông): Thường có hai cách sắp xếp hải đồ là xếp loại theo số thứ tự kí hiệu hải đồ và sắp xếp theo biên mục chuẩn hải đồ. Trong hai cách sắp xếp này mỗi cách đều có ưu, nhược điểm  nhưng với tình hình thực tế việc khai thác không cố định, chuyển giữa các vùng thì cách sắp xếp theo số thứ tự kí hiệu hải đồ vẫn là cách thức các tàu hay dùng.       

3. Tàu hoạt động ở tất cả các vùng trên Thế giới (World wide): Hải đồ nên sắp xếp theo số thứ tự kí hiệu hải đồ để thuận tiện cho việc tra cứu cũng như công việc tu chỉnh và cập nhật.       

 Ngoài việc sắp xếp hải đồ khoa học thuận tiện cho việc sử dụng các Sĩ quan hàng hải cần phải biết cách quản lý hải đồ, khía cạnh quản lý hải đồ ở đây là sĩ quan hàng hải cần biết dựa vào thông tin nào để biết hải đồ nào là còn hiệu lực, hải đồ nào cần phải thay thế và việc duy trì tu chỉnh và cập nhật để tất cả các hải đồ đảm bảo tin cậy khi sử dụng. Hải đồ còn hiệu lực không dựa vào năm xuất bản lâu hay gần mà dựa vào thông tin về hải đồ phát hành thay thế, khi có thông tin hải đồ mới thay thế thì Sĩ quan hàng hải cần yêu cầu Công ty cấp thay thế và khi nhận được phiên bản mới thì tờ hải đồ cũ này cần phải đưa ra khỏ buồng lái hoặc gạch chéo ghi không sử dụng cho chạy tàu, tránh trường hợp bị PSCO bắt lỗi dù đã có hải đồ mới trên tàu, cũng tương tự như vậy đối với các ấn phẩm hàng hải trên tàu. Qua thực tế hiện nay có một số tàu do việc không duy trì tốt việc quản lý hải đồ nên mỗi khi thực hiện chuyến đi mới đã yêu cầu Công ty cấp lại rất nhiều hải đồ vì lý do sau:       

– Các hải đồ này tuy còn hiệu lực nhưng không được duy trì việc tu chỉnh, cập nhật liên tục nên không đảm bảo an toàn cho việc chạy tàu        

– Tình trạng các hải đồ bị nhàu nát do không được bảo quản tốt.       

Và tình trạng một số tàu phải duy trì lưu trữ, bảo quản một số hải đồ không cần thiết trên tàu do thực tế các tàu này không có kế hoạch hoạt động ở các vùng tàu không hoạt động dẫn đến mất thời gian cho việc quản lý, tu chỉnh và cập nhật cho các hải đồ này. Căn cứ vào thực tế hoạt động của các tàu Phòng hàng hải đã chủ động duyệt cấp các hải đồ và ấn phẩm hàng hải cần thiết cho các tàu để đảm bảo các tàu hoạt động an toàn và tiết kiệm tài chính cho Công ty.       

B. Tu chỉnh, cập nhật Hải đồ và Ấn phẩm hàng hải trên tàu:       

Một hải đồ tin cậy là hải đồ được tu chỉnh cập nhật liên tục các thông báo hàng hải và các nguồn thông tin cho việc chạy tàu. Để tu chỉnh và cập nhật cho hải đồ Sĩ quan hàng hải cần dựa vào các thông tin từ các nguồn sau:       

1. Thông báo hàng hải hay còn gọi là thông báo tuần cho người đi biển được sử dụng để tu chỉnh và cập nhật cho các hải đồ và ấn phẩm hàng hải Anh, Úc, Newzealand và Nhật. Thực tế trên các tàu đã được trang bị cuốn NP 294 / Hướng dẫn tu chỉnh và cập nhật cho hải đồ Anh và các Sĩ quan hàng của Công ty trước khi xuống tàu cũng đã được cập nhật hướng dẫn trên trung tâm huấn luyện thuyền viên của Công ty, chi có lưu ý sau đối với Sĩ quan hàng hải :        

 – Các thông báo này gồm 52 số trong năm phải lưu giữ đầy đủ trên tàu và phải tiến hành tu chỉnh, cập nhật đầy đủ cho các hải đồ và ấn phẩm hàng hải trên tàu.       

 – Phải ưu tiên tu chỉnh và cập nhật cho các hải đồ và ấn phẩm hàng hải phục vụ cho chuyến đi trước, sau đó sắp xếp thời gian hợp lý để tu chỉnh và cập nhật đầy đủ cho toàn bộ hải đồ và ấn phẩm hàng hải khác ở trên tàu.       

 – Nếu điều kiện do kế hoạch tàu chạy xa không nhận được các thông báo hàng hải thường xuyên thì khi nhận được nhiều số thông báo thì nên tiến hành tu chỉnh, cập nhật từ thông báo mới nhất trở về trước để tránh phải tu chỉnh nhiều lần do các thông báo tạm thời chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn.       

– Phải lưu ý ghi chép đầy đủ việc theo dõi quản lý, tu chỉnh hải đồ và ấn phẩm hàng hải vào các sổ theo qui định vì đây sẽ là bằng chứng khi PSCO kiểm tra.  Hải đồ được tu chỉnh, cập nhật liên tục và đầy đủ sẽ đảm bảo cho việc hàng hải được an toàn       

2. Các thông báo hàng hải của Tổng công ty bảo đảm hàng hải Việt Nam liên quan đến an toàn. Các thông báo này không ra định kỳ, chỉ phát hành khi cần hướng dẫn an toàn cho các tàu hành hải ở vùng biển Việt Nam.       

3. Các thông báo của Công ty về an toàn chạy tàu cho các tàu hoạt động ở các khu vực cần lưu ý về an toàn (Ví dụ như lưu ý cần đánh dấu lên hải đồ các toạ độ của khu vực cấm đi vào vì có các hoạt động đặc biệt hoặc có các vật thể trôi nổi khi nguy hiểm đến tàu,…)        

4. Các thông báo hàng hải của các Quốc gia khác được cung cấp qua đại lý trước khi tàu đến Cảng liên quan đến an toàn của vùng nước tàu đến mà thông báo hàng hải tuần chưa kịp bổ sung thông tin, các thông báo này có thể dùng tu chỉnh cho hải đồ Anh hoặc hải đồ địa phương do Quốc gia đó phát hành. Khi dùng các hải đồ của các Quốc gia này cần phải lưu ý về việc tu chỉnh các hải đồ này theo các thông báo hàng hải của Quốc gia đó áp dụng cho các hải đồ của họ.       

5. Ngoài ra trên tàu còn được trang bị hải đồ Việt Nam do Hải quân Việt Nam phát hành, các hải đồ này phát hành đã lâu và cũng chưa có phiên bản mới ra mà thực tế ở một số khu vực có sự thay đổi rất lớn liên quan đến an toàn chạy tàu vì vậy khi sử dụng hải đồ này phải hết sức thận trọng.       

Hiện nay để hỗ trợ giảm công việc thao tác tu chỉnh hải đồ của Sĩ quan hàng hải trên các tàu Công ty đã thu xếp trang bị bộ dấu tu chỉnh hải đồ (Chart Correction kit ) cho các tàu.        

Khi lập kế hoạch chuyến đi Sĩ quan hàng hải ngoài việc phải chuẩn bị đầy đủ các hải đồ cho chuyến đi dự định còn cần phải chuẩn bị đầy đủ các ấn phẩm hàng hải liên quan. Các ấn phẩm hàng hải dùng để tham khảo cho việc thực hiện kế hoạch chuyến đi thực tế có rất nhiều nhưng ở đây chỉ đề cập đến các ấn phẩm hàng hải liên quan đến hải đồ cần phải hiệu chỉnh theo thông báo hàng hải. Các ấn phẩm hàng hải thường xuyên cần phải cập nhật theo thông báo hàng hải gồm:       

1. Admiralty Sailing direction/Các cuốn Hàng hải chỉ nam:        

2. Admiralty List of light and fog signal/ Các cuốn Danh mục đèn biển và tín hiệu sương mù.       

3. Admiralty List of radio Signal / Các cuốn danh mục tín hiệu vô tuyến.        Ngoài ra thông báo hàng hải tuần cũng sẽ cung cấp các thông tin để hiệu chỉnh hoặc cập nhật khi có sự thay đổi cho các ấn phẩm sau:       

1. Admiralty Tide Table/ Bảng thuỷ triều       

2. Mariner’s Handbook / Sổ tay của người đi biển       

3. Tidal stream Atlases / Atlases dòng triều trên thế giới.        

 Để biết được những loại ấn phẩm nào cần phải kiểm tra để tiến hành tu chỉnh và cập nhật chúng ta chỉ nhìn vào tóm tắt nội dung in ở trang đầu của mỗi thông báo hàng hải.        

Thực tế công việc tu chỉnh, cập nhật cho các ấn phẩm hàng hải đơn giản hơn việc tu chỉnh hải đồ, việc tu chỉnh ít xảy ra nhầm lẫn. Việc tu chỉnh hải đồ phải tỉ mỉ và chính xác đòi hỏi sĩ quan hàng hải phải mẫn cán, cẩn thận để tránh sơ suất, nhầm lẫn dẫn đến mất an toàn khi chạy tàu. Hiện nay một số tàu của Công ty đã được trang bị thông báo hàng hải với các giấy can hiệu chỉnh thì việc tu chỉnh sẽ ít xảy ra nhầm lấn và giảm nhẹ thời gian tu chỉnh cho các Sĩ quan hàng hải, tuy nhiên do giá thành cao nên trong giai đoạn hiện nay cũng chưa thể trang bị cho hết các tàu.        

Một lưu ý không kém phần quan trọng trong công việc quản lý và tu chỉnh hải đồ, ấn phẩm hàng hải là việc thao tác thực hiện và ghi chép phải theo qui định, vì vậy để làm tốt Sĩ quan hàng hải cần:       

– Tuân thủ theo các hướng dẫn về qui định kí hiệu và chữ viết tắt trong NP 5011       

 – Tham khảo hướng dẫn về việc tu chỉnh và cập nhật trong cuốn NP 294.Chúng ta luôn nhớ rằng ngoài việc thực hiện tốt công việc tu chỉnh cập nhật thì việc ghi chép việc thực hiện này vào trong các nhật ký cũng không kém phần quan trọng, nó giúp chúng ta dễ dàng trong việc quản lý, tránh bỏ sót việc tu chinh, cập nhật và tránh được việc bắt lỗi của PSCO khi họ lên tàu kiểm tra tạo điều kiện cho tàu hoạt động an toàn và thuận lợi.

Nguồn:Capt:Nguyễn Đức Minh
Christine Nguyễn,20/06/2021